Operational Tool | Events Tool
Geautomatiseerde registratie & waterdichte toegangscontrole
Het organiseren van een succesvol evenement, congres of bijeenkomst vraagt om een vlekkeloze logistiek.
Met de Events Tool van Tools for Change automatiseer je het volledige proces van uitnodiging tot nazorg. Van flexibele, op maat gemaakte aanmeldformulieren tot een realtime presentie-check via unieke QR-codes: ons platform biedt je de technologische motor om bijeenkomsten efficiënt en professioneel te faciliteren.
Onze aanpak
Maximale grip op je deelnemersstroom
Klassieke handmatige presentielijsten en papieren administratie zijn foutgevoelig en tijdrovend. De Events Tool digitaliseert de volledige bezoekersreis:
- check_circle Aanmelding op maat: Richt per bijeenkomst een uniek aanmeldformulier in. Je bepaalt zelf welke velden en gegevens verplicht of optioneel zijn.
- check_circle Geautomatiseerde validatie: Na inschrijving doorloopt de deelnemer een volledig geautomatiseerd bevestigingsproces via het platform.
- check_circle Unieke QR-toegangscodes: Na akkoord ontvangt de bezoeker direct een unieke, persoonlijke QR-code per e-mail (digitaal scanbaar vanaf de smartphone of als fysieke print).
Voor beheerders
Krachtige functionaliteiten voor de beheerder
Ons platform ontzorgt organisatoren, communicatieprofessionals en secretariaten door slimme beheerfuncties centraal samen te brengen.
- check_circle Slim groepenbeheer: segmenteer deelnemers automatisch en communiceer gericht met subgroepen.
- check_circle Geautomatiseerde e-mailtijdlijnen: van uitnodiging tot evaluatie, volledig vanuit het systeem verstuurd.
- check_circle Realtime presentie-check: gatekeepers scannen QR-codes en zien direct wie aanwezig is.
Beheerfuncties
Alles centraal samengebracht
Drie krachtige functionaliteiten die organisatoren, communicatieprofessionals en secretariaten ontzorgen
1. Slim Groepenbeheer & Segmentatie
- check_circleDoelgericht segmenteren: plaats deelnemers direct bij binnenkomst automatisch in specifieke groepen of subgroepen op basis van hun profiel of aanmeldgegevens.
- check_circleGerichte communicatie: beheer en benader subgroepen of individuen op elk gewenst moment apart, gefilterd op specifieke kenmerken.
2. Geautomatiseerde E-mailtijdlijnen
- check_circleTijdlijnbeheer: richt per bijeenkomst of per subgroep een strategische e-mailtijdlijn in. Je bepaalt exact wie, wanneer, welke mail ontvangt.
- check_circleVolledige automatisering: van de eerste uitnodiging en bevestigingsmail (inclusief ticket) tot de laatste herinnering en evaluatie achteraf.
3. Realtime Presentie-check & Gatekeeper Functie
- check_circleOnline scannen: wijs de rol van 'gatekeeper' toe aan je medewerkers. Zij scannen QR-codes via smartphone, tablet of laptop.
- check_circleDirecte statusvalidatie: realtime melding of een code geldig, ongeldig of al eerder gescand is — status springt direct naar 'aanwezig'.
- check_circleFoutloos inzicht: direct sluitend inzicht in het aantal aanmeldingen, wie er binnen is en wie er nog ontbreekt.
Na afloop
Optimaal resultaat, ook na afloop
Direct na het sluiten van de toegangscontrole – of daags na het evenement – beschik je over de harde data. Doordat de presentie realtime is bijgewerkt, kun je groepen direct na afloop gesegmenteerd opvolgen:
- check_circle Stuur de aanwezigen direct de presentaties, het verslag of de foto's van de bijeenkomst toe.
- check_circle Benader de no-shows automatisch met een gerichte boodschap of een link naar de online samenvatting.
Aan de slag
Je evenementenautomatisering professioneel inrichten?
Wil je ontdekken hoe de Events Tool van Tools for Change jouw bijeenkomsten en deelnemerscommunicatie naar een hoger niveau tilt? We demonstreren het platform graag aan de hand van een praktijkvoorbeeld.
Gatekeeper Toegang
Log in met je gebruikersnaam en persoonlijke toegangscode om QR-codes te scannen tijdens het evenement
Heb je geen inloggegevens ontvangen? Neem contact op.